Hvad skal du have klar til revisor ved årsafslutning?
Når regnskabsåret nærmer sig sin afslutning, er det tid til at samle de oplysninger, der skal bruges til at gøre regnskabet færdigt. For mange virksomhedsejere begynder spørgsmålene her: Hvad har revisor egentlig brug for? Og er det nok, at alle fakturaer ligger i regnskabsprogrammet?
Et godt udgangspunkt er at tænke i to dele: bilagene bag årets indtægter og udgifter og dokumentation for de beløb, virksomheden har til gode eller skylder ved årets afslutning. Hvad din revisor konkret skal bruge, afhænger af virksomheden og den opgave, I har aftalt.
Fakturaer og kvitteringer
Start med at sikre, at årets salgsfakturaer, købsfakturaer, kreditnotaer og kvitteringer er bogført og kan findes frem. Det gælder også mindre køb, abonnementer og udgifter betalt med virksomhedens kort.
Gennemgå især, om der mangler bilag på posteringer i banken. En betaling på kontoudtoget fortæller, at pengene er brugt, men viser ikke nødvendigvis, hvad virksomheden har købt.
Bankkonti og betalinger
Revisor skal kunne se, om tallene i bogføringen stemmer med virksomhedens bankkonti ved regnskabsårets slutning. Sørg derfor for, at alle virksomhedens konti er med, og at du kan fremskaffe kontoudtog eller anden dokumentation for saldoen på årets sidste dag.
Har virksomheden lån, kreditfaciliteter eller leasingaftaler, kan revisor også få brug for aftaler og opgørelser over restgælden. Fortæl samtidig om konti eller aftaler, der er oprettet eller lukket i løbet af året.
Når en udgift både er privat og erhvervsmæssig
Hvis en vare eller ydelse både bruges privat og erhvervsmæssigt, kan virksomheden som udgangspunkt ikke nødvendigvis trække hele momsen fra.
Det kan eksempelvis være tilfældet med telefon, internet, computer eller andre aktiver, som også anvendes privat.
Her kan der blive tale om det, der hedder delvist momsfradrag, hvor virksomheden kun får fradrag for den del, der vedrører den erhvervsmæssige anvendelse.
Det er derfor vigtigt at foretage en realistisk vurdering af brugen og sørge for, at bogføringen afspejler den.
Kunder, der endnu ikke har betalt
En faktura kan høre til det afsluttede regnskabsår, selvom kunden først betaler senere. Derfor er det nyttigt at have en oversigt over ubetalte kundefakturaer ved årets afslutning.
Gør revisor opmærksom på fakturaer, du forventer bliver vanskelige at få betalt. Det gælder også, hvis du har indgået en aftale med kunden om kun at modtage en del af beløbet.
Leverandører og andre udgifter, der mangler at blive betalt
Det samme gælder den anden vej: Virksomheden kan have modtaget varer eller ydelser før årets afslutning, selvom fakturaen først bliver betalt i det nye år.
Gennemgå ubetalte leverandørfakturaer, og fortæl revisor om større udgifter, som vedrører det afsluttede år, men endnu ikke er faktureret. Det kan for eksempel være arbejde udført i december, som leverandøren først sender en faktura på i januar.
Lager, udstyr og investeringer
Har virksomheden varer på lager, skal der typisk være en opgørelse over lageret ved årets afslutning. Notér også varer, der er beskadigede, forældede eller vanskelige at sælge.
Har du købt eller solgt større aktiver i årets løb, såsom maskiner, inventar eller biler, bør fakturaer og eventuelle salgsaftaler være klar. Fortæl revisor, hvis udstyr ikke længere bruges i virksomheden.
Løn, feriepenge og øvrige aftaler
Hvis virksomheden har medarbejdere, kan revisor få brug for oplysninger fra lønsystemet og dokumentation for skyldig løn, feriepenge eller bonus ved årets afslutning.
Saml også relevante aftaler, som kan have betydning for regnskabet. Det kan være huslejekontrakter, leasingaftaler, lånedokumenter eller aftaler om større køb og salg. Har virksomheden flere ejere eller selskaber, bør du oplyse om betalinger og mellemværender mellem dem.
Gør det nemt at komme igang
Du behøver ikke selv at kunne afgøre, hvordan hver enkelt post skal behandles i årsregnskabet. Det vigtigste er, at revisor får et samlet og retvisende billede af virksomhedens økonomi.
Inden du sender materialet, kan du stille dig selv tre spørgsmål. Er alle årets indtægter og udgifter bogført? Stemmer bankkontiene, og kan jeg forklare åbne poster? Er der noget usædvanligt, som revisor bør kende til?
En kort forklaring på en usædvanlig betaling eller en manglende faktura kan spare tid senere i processen. Er du i tvivl om, hvilke bilag der er relevante for netop din virksomhed, så spørg revisor, inden arbejdet med årsregnskabet går i gang.
Hos Danica Revision hjælper vi virksomheder med at skabe overblik over regnskabet og få årsafslutningen på plads. Kontakt os gerne, hvis vi skal stå for den løbende bogføring og årsregnskaber i din virksomhed.