Typiske fejl i årsregnskabet, og hvordan du undgår dem
Årsregnskabet er for mange virksomhedsejere en tilbagevendende opgave, der enten bliver udskudt til sidste øjeblik eller overladt til en revisor uden større involvering. Men selvom du har ekstern hjælp, kan der stadig opstå fejl, som kan få både skattemæssige og driftsmæssige konsekvenser. Det kan være alt fra manglende bilag til forkert periodisering, eller at du slet og ret overser, hvad der skal med i regnskabet. Og det er sjældent de store, spektakulære brølere, der gør mest skade. Det er oftere de små, systematiske fejl, der gentages år efter år, uden at nogen opdager det.
Et godt årsregnskab handler ikke bare om tal, men om at give et retvisende billede af din virksomheds økonomi. Og hvis det billede er upræcist, kan det påvirke alt fra din skat til dine muligheder for finansiering, investering eller salg af virksomheden. I dette blogindlæg gennemgår vi nogle af de typiske fejl, vi ofte støder på, og hvordan du som virksomhedsejer bedst undgår dem.
Fejl i periodisering af indtægter og udgifter
En klassisk fejl i mange årsregnskaber er forkert periodisering. Det sker, når indtægter og udgifter bliver registreret i det forkerte regnskabsår, hvilket kan give et skævt billede af resultatet. Mange bogfører en udgift, når den betales, og en indtægt, når pengene kommer ind. Men regnskabsmæssigt skal både indtægter og omkostninger periodiseres, så de matcher den periode, de reelt vedrører.
For eksempel: Hvis du betaler for et års softwareabonnement i december, skal kun den del, der dækker indeværende år, medtages som omkostning i årets regnskab. Resten skal bogføres som en forskudt udgift i balancen og først påvirke resultatet næste år.
Manglende eller forkert periodisering kan betyde, at årets resultat bliver enten for højt eller for lavt, og det kan få betydning for både skattebetaling og vurdering af virksomhedens økonomi.
Udeladte bilag og manglende dokumentation
En anden typisk fejl er, at der mangler bilag for udgifter, som ellers er bogført. I nogle tilfælde er der tale om småbeløb, som man vurderer ikke er vigtige. Men uden korrekt dokumentation kan udgifterne i princippet blive underkendt af både Skattestyrelsen og revisoren.
Fejlen opstår ofte, når bilag ikke bliver gemt løbende, eller når man bruger forskellige systemer til betaling, som ikke automatisk gemmer bilag centralt. Det gælder især mobilbetalinger, apps eller køb fra udenlandske leverandører, hvor fakturaerne måske aldrig er blevet hentet.
Konsekvensen er, at regnskabet bliver mangelfuldt og måske ikke opfylder kravene til revision, erklæring eller skattemæssig godkendelse. Det kan også udløse ekstraarbejde og højere revisionsomkostninger, hvis revisor skal bruge tid på at indhente eller rekonstruere manglende oplysninger.
Forkert klassificering af udgifter
En regnskabsfejl behøver ikke handle om, hvorvidt en udgift er reel eller ej. Nogle gange handler det om, hvor i regnskabet den er placeret. Forkert klassificering af udgifter kan forstyrre overblikket over din drift og gøre det sværere at analysere, hvordan virksomheden klarer sig.
Eksempler kan være:
- Repræsentationsudgifter, der placeres som almindelige driftsomkostninger
- Leasingudgifter, der bogføres som køb
- Private udgifter, der utilsigtet blandes ind i virksomhedsregnskabet
Forkert klassificering kan påvirke nøgletal, udløse forkert skattemæssig behandling og forvirre eksterne interessenter som banker, investorer eller myndigheder. En revisor kan hjælpe med at sikre, at dine poster er korrekt grupperet og afstemt.
Manglende hensættelser og reguleringer
Et solidt årsregnskab indeholder også en vurdering af fremtidige forpligtelser og justeringer. Mange virksomhedsejere glemmer at tage højde for eksempelvis feriepengeforpligtelser, bonusordninger, tab på debitorer eller nødvendige nedskrivninger af varelagre.
Hvis disse poster overses, bliver regnskabet ikke retvisende, og det kan få konsekvenser. Både skattemæssigt og i forhold til virksomhedens reelle økonomiske situation. En fejl her kan få årets resultat til at se langt bedre ud, end det egentlig er, hvilket kan være problematisk i forhold til långivere eller investorer.
Det er især i vækstvirksomheder, at manglende hensættelser er et problem, fordi fokus ofte er på fremdrift og vækst og ikke nødvendigvis på forsigtige regnskabsmæssige vurderinger.
.
Fejl i egenkapital og eventuelle mellemværender
En ofte overset del af årsregnskabet er egenkapitalen og eventuelle mellemværender mellem virksomhed og ejer. Mange enkeltmandsvirksomheder og interessentskaber har rod i denne del af regnskabet, fordi der ikke er klare skel mellem privatøkonomi og virksomhedsøkonomi.
Det kan give anledning til fejl, hvor man for eksempel:
- Bogfører private hævninger som virksomhedens udgifter
- Lader indskud og lån mellem ejer og virksomhed stå uafklarede
- Undlader at regulere for tidligere års fejl eller posteringer
Problemet med denne type fejl er, at de ofte ruller videre år efter år, og til sidst er det næsten umuligt at finde hoved og hale i, hvad der reelt tilhører hvem. Det kan give udfordringer ved revision, ved skattekontrol og ikke mindst, hvis du på et tidspunkt ønsker at sælge eller omdanne virksomheden.
Forældede regnskabsprincipper eller manglende tilpasning
Virksomheder udvikler sig over tid. Det samme bør regnskabet gøre. Men mange holder fast i gamle rutiner, skabeloner og opsætninger, selvom forretningsmodellen har ændret sig. Det kan føre til, at regnskabet ikke længere giver et reelt billede af virksomheden.
Eksempler på dette kan være:
- At du stadig bruger kontoplanen fra dengang du kun solgte én type produkt, selvom du i dag har flere forretningsområder
- At du ikke har tilpasset regnskabet til nye krav, fx ESG eller nye oplysningsforpligtelser
- At aktiver og gæld ikke er blevet genvurderet i lyset af ændrede forhold
Et regnskab skal ikke bare overholde loven. Det skal også være relevant og anvendeligt for dig som ejer. Hvis ikke det afspejler virkeligheden, risikerer du at træffe beslutninger på et forkert grundlag.
Forældede regnskabsprincipper eller manglende tilpasning
Mange tror, at så længe tallene stemmer, så er årsregnskabet i orden. Men sandheden er, at kvaliteten af regnskabet i høj grad afhænger af de vurderinger, principper og rutiner, der ligger bag. Derfor kan det være en stor hjælp at få en revisor til at gennemgå regnskabet. Dette er ikke kun for at sikre korrekthed, men også for at gøre regnskabet mere brugbart og troværdigt.
Hos Danica Revision hjælper vi virksomheder med at få overblik, rette op på fejl og opbygge et solidt regnskabsgrundlag, der både overholder lovgivningen og giver værdi i det daglige arbejde. Det kan være alt fra en afsluttende regnskabsgennemgang til løbende sparring hen over året. Vi hjælper med alt fra regnskab til bogføring, moms og løn.
Brug regnskabet som et værktøj
For langt de fleste virksomheder er årsregnskabet et krav. Men det kan også vise sig som et særdeles vigtigt værktøj for langt de fleste virksomheder. Når årsregnskabet udarbejdes korrekt og med omtanke, kan det give dig indsigt, overblik og et beslutningsgrundlag i din virksomhed. Men hvis det er præget af fejl, forældede metoder eller manglende struktur, risikerer du at blive vildledt af dine egne tal.
Ved at tage ansvar for regnskabet, sikre korrekte posteringer og få de rette øjne på det, kan du undgå mange af de klassiske fejl, som hvert år koster virksomheder tid, penge og muligheder. Og så kan du bruge energien på det vigtigste, nemlig at drive din forretning fremad.